För att effektivisera sin leverans gäller det att ständigt ligga steget före och vara on top of things. Effektivt använd tid blir pengar – planera för din egen succé!

Arbete som utförs på en ad hoc-basis istället för på ett framtidsfokuserat och lösningsorienterat sätt slutar sällan bra. Med en stadig blick mot framtiden och ett tydligt helikopterperspektiv kan framgångsrika resultat nås. Allt handlar om lyckad planering – att ligga steget före sig själv. Det är skillnaden på att agera, att göra en planerad rörelse framåt, och att reagera, hoppa till när det redan har hänt. 

Vad utmärker då lyckad planering? Det är förmågan att skilja på symptom och problem. Ett symptom kan “sminkas över” men kommer tillbaka, om och om igen… Det enda som går att lösa är faktiska problem. Vi kallar ett grundläggande problem för “Situationen”. Bakom varje “Situation” finns det något som skapar den, vilket vi kallar för “The Why”! Planen ska lösa “The Why”.

Beroende på ert behov finns det flera lösningar. Man kan implementera en strategisk plan, en taktisk plan eller en operativ plan. Skillnaderna mellan planerna är längden på dem, inget annat. 

Strategisk plan, taktisk plan, operativ plan

En strategisk plan är den mest rigorösa planeringen ni kan göra. Fokus för detta är ofta en mer omfattande förändring av organisationen. Något ni kan investera tid i, men som också kräver fler delsteg. En strategisk plan implementeras över en period på mer än 12 månader. 

En taktisk plan är något mindre än den strategiska planen, både vad gäller problemet den ska lösa och tiden som ska investeras. Räkna med en tidsåtgång på mellan tre till sex månader. 

En operativ plan ska genomföras snabbt och effektivt för en mindre förändring. Tidsåtgång ska vara inom 30 dagar. Under dessa paraplybegrepp kan planen sedan utformas.

Syftet med planen – oavsett vilket problem den ska lösa – är att den ska kunna brytas ned i olika delmoment. Det ska vara enkelt att följa processen. Genom att bryta ned planen i mindre delar, ökar möjligheten att verkligen få det gjort i tid. En plan bryts därför ned i program. Flera program i rätt sekvens, bildar en plan.

Behöver du bryta ned det ännu mer? Ja, i många fall, beroende på omfattningen av din plan. Ett program kan i sin tur brytas ned i underliggande projekt. Flera projekt, i rätt sekvens, bildar ett program. Lätt som en plätt och det ger dig ett skarpt helikopterperspektiv över problemet. 

Hur du gör en plan

Gemensamt för alla planer är att de ska kunna brytas ned i program och vanligtvis även i underliggande projekt. Tydliga steg med information som krävs för att läsaren ska kunna genomföra arbetet. Ett exempel på ett “The Why” kan vara att ni saknar en tydlig process för hur och när ni ska rekrytera ny personal samt att det är kostsamt och skapar intern och extern bad will. Planen för det lyder då: 

Genom att följa ett gemensamt, erkänt och etablerat förfaringssätt vid rekrytering kan vi öka den nya personalens produktivitet. Vi kan även säkerställa att varje rekrytering leder till en medarbetare som bidrar till bolagets lönsamhet på kortast möjliga tid.

För att förtydliga planen kan man dela upp den i följande program:

Program #1: Skapa en process för rekrytering.

Program #2: Utbilda berörda i hur rekryteringsprocessen fungerar.

Program #3: Skapa en trappa för nyanställd personal där de omväxlande arbetar, utbildas och har en mentor. 

Program #4: Gå över rekryteringsprocessen efter 12 månader och göra justeringar när vi har tillräckligt mycket erfarenhet för att kunna förbättra den.

Varje program kan sedan ha projekt kopplade till sig. Förslagsvis:

Program 1: Skapa en process för rekrytering. 

  • Projekt 1.1 Ta in information från erkänt duktigt rekryterare. 
  • Projekt 1.2 Skapa en företagsspecifik process. 
  • Projekt 1.3 Låt en utomstående leta fel och brister i processen och hitta sådant ni inte tänkt på.

Ovanstående är bara ett exempel, men visar på den stomme som en välfungerande plan ska ha. Flera projekt skapar ett program, flera program skapar en plan, den planen löser er “Situation”. Och kom ihåg: Om ni löser ett problem, och problemet kvarstår, så har ni löst fel problem! När ni däremot löser en “Situation”, så försvinner problemet och en rad symptom kopplade till det.

Vill du bli bättre på att planera för hög försäljning och framgång? Kontakta Adviser Partner idag.

Boka ett möte!